+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Как упорядочить работу в бухгалтерии

ЗАДАТЬ ВОПРОС

В пакет включено сразу 7 различных крутых опций, сервисов и рекламных форматов в рейтингах Руварда на следующий год. Cossa рекомендует. Это сигнал, что пора делегировать работу бухгалтеру или аутсорсинговой компании. Ответственный бухгалтер или бухгалтерская фирма компенсирует вам этот штраф. Бизнесмен поручил знакомому юристу зарегистрировать ИП. При подписании официального договора производство потребовало электронный документооборот.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Без малого девять лет назад наша компания открыла свой первый магазин. Мы арендовали помещение в центре Твери и стали продавать электротехнические товары.

Порядок ведения документооборота

Без малого девять лет назад наша компания открыла свой первый магазин. Мы арендовали помещение в центре Твери и стали продавать электротехнические товары. Работу с покупателями организовали по принципу show-room: клиент изучал товар, размещенный на стендах, и с помощью менеджера делал выбор. Затем покупатель получал накладную, оплачивал ее и забирал продукцию со склада. С первых дней существования магазина стали возникать проблемы, связанные с оформлением документов.

Кроме того, по прошествии времени клиенты часто обращались к нам с просьбой изменить в накладной и счете-фактуре наименование контрагента. Мы шли навстречу, хотя подобная корректировка требовала дополнительных усилий со стороны менеджеров. Им нужно было выяснить, оплачена ли поставка и куда поступили деньги - в кассу или на расчетный счет.

В зависимости от результата требовалось исправить данные либо в кассовой книге, либо в банковских документах. Другая распространенная ситуация - через несколько дней после поставки клиент выражал желание разбить накладную на две, не меняя общей суммы. Чаще всего подобные просьбы поступали от бюджетных учреждений, которые приобретали материалы, финансируемые из разных бюджетов.

Столкнувшись со сложностями, менеджеры, как правило, обращались за помощью к бухгалтерам, благо торговый зал и бухгалтерия в то время находились в соседних помещениях. Представители финансовой службы помогали каждому продавцу: инструктировали, контролировали, вместе с ними отвечали на просьбы клиентов. Очень скоро компания начала стремительно развиваться. Руководство приняло решение об открытии нового подразделения, занимающегося электромонтажными работами.

Затем создали и другие отделы, которые специализировались на монтаже вентиляционного оборудования, кондиционеров, телефонии и проведении сантехнических работ.

Возросло количество магазинов. Так что бухгалтерам становилось все труднее участвовать в торговом процессе. И полностью переложить соответствующие обязанности на другие отделы, оставив за бухгалтерией лишь контроль.

Для достижения цели разработали четкий алгоритм действий всех менеджеров, порядок составления и сдачи документов и внедрили систему контроля за соблюдением правил.

Прежде всего следовало утвердить порядок, который обеспечил бы наличие всех первичных документов. Дело в том, что зачастую из-за отсутствия бумаг, оформленных должным образом, организация лишалась возможности взыскать дебиторскую задолженность через суд. К тому же налоговики, недосчитавшись подтверждающих документов, могли оштрафовать фирму на приличную сумму. Подразумевалось, что покупатель должен поставить печать и подпись, после чего вернуть наш экземпляр.

Но на практике бумаги нередко поступали с большим опозданием или вообще не поступали. Чтобы исправить ситуацию, предприятие стало вести реестр отсутствующих накладных, актов и доверенностей на получение товара.

Сбор и группировку данных поручили оператору. В специальном файле он собирает данные по каждому клиенту, и менеджеры могут оперативно отслеживать, какие документы еще не сданы. Ведь это обязательное условие для начисления премии.

Кроме того, мы учли один нюанс, который касается актов приемки выполненных работ, составленных по форме КС-2 и справок КС Их оформляет сметчик, а затем передает непосредственно специалисту по монтажу.

Тот направляет их заказчику для проверки и утверждения и лишь спустя время, иногда весьма продолжительное, относит в бухгалтерию. В итоге получается, что акты, подписанные в одном месяце, попадают к бухгалтеру в другом. Такое положение дел приводит к необходимости постоянно сдавать уточненные налоговые расчеты и декларации. Поэтому сметчикам вменили в обязанность вести список оформленных актов с указанием контрагента, даты и суммы. До второго числа следующего месяца данный реестр сдается главбуху, который проверяет, все ли документы подписаны заказчиком.

Это позволяет своевременно отражать выручку и начислять налоги. До внедрения единой системы документооборота предприятие периодически попадало в сложные ситуации. Так, некоторые продавцы, не зная норм закона, отпускали товар без доверенности. Они полагали, будто достаточно наличия подписи и ее расшифровки в накладной ТОРГ Затем при попытке взыскать стоимость товара с фирмы-покупателя нередко выяснялось, что человек, подписавший накладную, на момент отгрузки уже уволился.

А продукцию, которую мы ему поставили, забрал себе домой. Естественно, компания, чьи реквизиты были указаны в документах, отказывалась погашать долг. В результате мы несли убытки. Избежать подобных казусов можно только с помощью четко прописанной инструкции, как правильно оформлять документы при реализации.

Мы разработали данный документ для менеджеров торговли. Согласно инструкции, отпуск товарно-материальных ценностей в кредит возможен строго по предъявлении доверенности или печати организации-контрагента. Отдельные пункты инструкции посвящены счету-фактуре. Его необходимо выдавать покупателю в момент приобретения товара. В случае, когда фактическая отгрузка не состоялась, выставлять счет-фактуру запрещено. Если контрагент числится в базе как частное лицо, то счет-фактуру не выписывают.

Вместо этого кассир по просьбе клиента оформляет товарный чек. Представителям юридических лиц, не имеющим с собой печати или доверенности и оплатившим продукцию, следует предоставить накладную, а также товарный и кассовый чеки. В инструкции предусмотрено и наказание. В случае нарушения вышеуказанного порядка менеджер выплачивает фирме штраф в размере 10 процентов от суммы поставки, но не менее 15 рублей.

Это соответствует размеру налоговой санкции, указанной в пункте 3 статьи НК РФ. Административное наказание, предусмотренное статьей 2. Аналогичную инструкцию мы составили для менеджеров проектов, которые курируют выполнение работ и оказание услуг, заказ субподряда и закупку материалов.

Фрагмент документа мы привели на этой странице. Менеджер, ответственный за работу с субподрядчиками по объектам, обязан предоставить в бухгалтерию в течение трех дней по завершении сделки и до сдачи данных работ заказчику акт выполненных работ и справку по форме КС-2 и КС-3, счет-фактуру.

При заключении договора субподряда менеджер должен потребовать от поставщика и предоставить в бухгалтерию копию лицензии подрядчика. После утверждения актов выполненных работ подрядчика менеджером проекта они должны быть подписаны директором. Полный комплект документов должен быть передан бухгалтеру по производству. Менеджер при работе с поставщиками должен предусмотреть финансовую ответственность контрагентов по возмещению убытков в случае отказа в признании расходов в налоговом учете и отказа в налоговых вычетах по НДС из-за некорректного составления первичных и фискальных документов.

При заключении договора с контрагентами надо предусмотреть обязанность поставщика предоставить копию свидетельства о государственной регистрации и о постановке на налоговый учет. При заключении договоров проверить перечень должностных лиц, имеющих право подписи договорных первичных и фискальных документов.

Если представитель контрагента подписывает документы по доверенности, необходимо предоставить главному бухгалтеру копию доверенности. При приобретении материалов за наличный расчет необходимо в течение трех дней после совершения покупки сдать товарный и кассовый чеки бухгалтеру по производству. Данная сумма будет вычтена из заработной платы сотрудника, если в течение трех дней товарный чек не будет заменен поставщиком.

После приемки выполненных услуг бухгалтеру должны быть сданы акт выполненных работ с нашей печатью, подписью лица, принявшего работу с расшифровкой , и счет-фактура. Компания предоставляет клиенту рассрочку платежа только при наличии определенных бумаг. Менеджер собирает их и предоставляет директору, а тот принимает окончательное решение об условиях оплаты.

Утвержденный перечень необходимых документов приведен справа. Программисты разработали специальный отчет о состоянии дебиторской задолженности. Он делит долги на пять категорий: менее 15 дней, от 15 до 30 дней, от 30 до 45 дней, от 45 до 90 дней и более 90 дней.

В должностной инструкции менеджера прописано, какие действия надо предпринять для каждой из групп. Так, если отчет показал, что отгрузка попала в третью категорию от 30 до 45 дней , следует созвониться с клиентом и напомнить об оплате.

О суммах, отнесенных к четвертой группе от 45 до 90 дней , необходимо известить покупателя в письменной форме. И предупредить, что деньги должны поступить в течение недели, иначе наша фирма обратится в суд. По истечении семи дней менеджер передает все материалы по отгрузке в юридический отдел для составления иска. Таким образом, по долгам, возникшим 90 дней назад и ранее, судебный механизм уже запущен если, конечно, специалисты действовали строго по инструкции.

В случае, когда менеджер не принял мер для взыскания недоимки в судебном порядке и срок исковой давности истек, всю сумму безнадежной задолженности вычитают из зарплаты. Копия устава предприятия по факсу: первый лист и лист с прописанными полномочиями директора.

Еще одна трудность, с которой пришлось столкнуться, - это несанкционированное изменение документов задним числом. Иногда по просьбе клиента менеджеры корректировали уже созданные и отраженные в бухучете документы, проставляя в них другого контрагента, иную дату и пр. Это иногда приводило к несовпадению данных в первичных документах и данных бухгалтерской базы.

Устранение путаницы отнимало много сил и времени как у бухгалтеров, так и у менеджеров. Для решения проблемы программисту поручили написать программу по обработке данных, позволяющую закрывать для редактирования все вчерашние документы. Клиентам, желающим внести изменения, мы предлагаем иные пути. Например, сотрудник фирмы-покупателя привез документы с опозданием.

Из-за этого клиент оприходовал товар не в том периоде, когда составлена накладная, а в следующем. На просьбу клиента исправить дату накладной и счета-фактуры мы отвечаем отказом. Но обещаем выслать по почте наш фирменный конверт. На нем будет стоять отметка о дате получения, что позволит покупателю провести покупку и вычесть НДС в текущем месяце. Другой распространенный повод для исправления данных - отсутствие доверенности у представителя компании-контрагента.

В такой ситуации поставку оформляют на частное лицо, в результате чего организация-клиент не может принять приобретенные ценности на баланс. Спустя некоторое время покупатель привозит доверенность и настаивает, чтобы мы переоформили отгрузку на юридическое лицо. Мы поступаем иначе: оставляем все как есть, но выдаем товарный чек на организацию. Правда, это не позволяет фирме-покупателю вычесть НДС ведь счет-фактуру мы не оформляем , зато дает возможность оприходовать материалы.

Хранение первичных документов: общие положения, сроки хранения, ответственность

Вы перешли или только готовитесь к переходу с редакции 2. Найти нужные опции работа которых оптимизирована в новой программе вам поможет статья В. Хомичевской, независимого консультанта. В материале собраны ответы на самые популярные вопросы, возникающие у пользователей, перешедших на новую версию. Изменить номер документа стал проще, чем раньше. Пошаговые действия для уже проведенного документа следующие см. Нужно щелкнуть по полю номера документа и отредактировать его ввести нужный символ, или удалить ненужный с помощью кнопки Backspase ;.

«Маленькие хитрости» работы в редакции 3.0 «1С:Бухгалтерии 8» (+видео)

Документооборот в бухгалтерском учете представляет собой создание или получение от других организаций первичных документов, принятие их к учету, обработку и передачу в архив. При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности, способствовать выявлению скрытых резервов. Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания и условий хозяйствования. Документация должна также обеспечивать тождественность данных аналитического и синтетического учета, способствовать оптимизации налогообложения организации. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как пройти собеседование бухгалтеру.

То самое чувство, когда все надоело: как бухгалтера уходят из профессии? Блог для бухгалтера Узнайте важную информацию первыми! У нас самое важное, полезное и актуальное.

Любая перепечатка разрешена только при условии полного сохранения оригинала текста и указания авторства.

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. Частью третьей ст.

Как упорядочить работу в бухгалтерии

Группа компаний "Белфарм" приглашает на постоянную работу в Отдел бухгалтерии ведущего бухгалтера розница. Обязанности: учет товарных операций розничная торговля ; расчет и отражение на счетах Сеть гипермаркетов Pro Store пр-т Дзержинского приглашает на работу бухгалтера по рознице. Обязанности: Учет товаров в рознице; Учет сырья и продукции собственного производства; Сверка расчетов

Бухгалтерский учет - это упорядоченная система обобщения информации о хозяйственной деятельности предприятия, регулируемая Законом Украины от Бухгалтерский учет базируется на методе целостного и непрерывного документирования всех без исключения хозяйственных операций, осуществленных в процессе деятельности, с момента регистрации предприятия до его ликвидации п. Порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов устанавливается Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина от

Оптимизация учета

Информация по счетам и картам не предоставляется на адрес электронной почты, так как является конфиденциальной. Чтобы выбрать организацию:. Без нужных знаний легко допустить ошибку. Лариса Магафурова, руководитель компании бухгалтерского аутсорсинга рассказывает, зачем искать хорошего специалиста. При этом исправно получала зарплату. Пока начинающий бухгалтер научится, бухучет компании окончательно испортится.

Документы и документооборот в бухгалтерском учете

Консультация юриста в реальном времени разъяснит положения Трудового, Гражданского, Семейного Кодекса и других законов, сделает анализ практики судов по спорным ситуациям. Тогда консультация юриста бесплатно по телефону круглосуточно - именно то, что вам необходимо. Образом, любой пользователь сети интернет круглосуточная онлайн помощь юриста алиментов также можно условно разделить две. Профессиональная команда компании легем работает слажено, поэтому желательно заранее их записать на бумаге.

Обращайтесь, так и в режиме онлайн. Как уже упоминалось, что моя казалось бы сложная юридическая проблема, что делать.

Как контролировать работу бухгалтера-аутсорсера? . Упорядочить ведение учета на предприятии помогут электронные системы.

Три способа сократить расходы на бухгалтерию

Без ограничений Доверь переговоры юристу Порой очень сложно найти общий язык с представителями государственных органов. Без ограничений Правовое разъяснение документа 4 Оценка судебной перспективы 2 Предоставление типовых договоров и инструкций по их составлению В повседневной жизни мы часто сталкиваемся с необходимостью письменного оформления правовых отношений. Без ограничений Экстренные консультации для детей Включено Письменная консультация 6 Официальный звонок от имени клиента 10 Аудио запись разговора Да Личный кабинет клиента Да Звонки по многоканальному телефону, скайп, приложение Да Предоставление форм документов по ГК РФ Без ограничений Вызов экстренных служб Без ограничений.

Основные услуги

Общественных фондов достаточно много: для женщин, для беженцев и иммигрантов и др. Там можно достаточно быстро развеять свои сомнения относительно какого-нибудь юридического аспекта. Но будьте готовы к тому, что ответят вам кратко. Поэтому на сайтах вопросы задают, как правило, общего характера.

На мировое соглашение она не согласна. Здравствуйте, я могу подать на алименты без свидетельства о расторжении брака т. Отказали принять заявления на алименты ссылаясь на то что с октября 2019года вышел закон.

Вы точно человек?

Почему следует обратиться к адвокату, если необходима подготовка и составление того или иного договора по деятельности сфере финансов: адвокат поможет определить обстоятельства, при которых потребуется та или иная форма соглашения; адвокат поможет определить риски для стороны по договору деятельности финансовой; адвокат разъяснит существенные условия соглашения; он поможет принять участие в согласовании договора по деятельности финансовой; проведет переговоры, выполнит составление протоколов разногласий и иные действия, направленные на защиту интересов клиента.

Важно в подготовке любого договора по деятельности финансовой соблюсти его существенные условия, чтобы в дальнейшем он не был признан недействительным и стороны надлежащим образом исполнили принятые на себя обязательства.

То самое чувство, когда все надоело: как бухгалтера уходят из профессии?

Выехать на территорию Украины не можем из-за болезни мужа. Сын работает в Киеве ( прописка донецкая). Может ли он обратиться за помощью на оплату съемного жилья.

Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. mugredesa

    Я конечно, прошу прощения, но это мне не совсем подходит. Может, есть ещё варианты?

  2. Ираклий

    Как раз то, что нужно, буду участвовать. Вместе мы сможем прийти к правильному ответу. Я уверен.

  3. Изабелла

    не по теме!!!

  4. Анисья

    Интересно пишешь - добавил блог в ридер

  5. rechpoven

    Может восполнить пробел...

  6. Ксения

    Извините, что я вмешиваюсь, но не могли бы Вы расписать немного подробнее.